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LOS MEDIOS Y LAS SITUACIONES DE EMERGENCIA
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En casos de emergencia o desastre, la OPS desempeña
una función importante al difundir información. La comunicación
entre los profesionales de la salud y los periodistas es crucial
antes, durante y después de un desastre. El público a menudo depende
de los medios de comunicación para obtener información, y en situaciones
como huracanes y otros desastres, la gente no se despega de la radio
o del televisor para enterarse de las últimas noticias. La manera
en que el personal de urgencias se conduce y trata con los medios
de comunicación en estas situaciones tiene una gran repercusión
en la percepción pública del desastre.
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DIFERENCIA
ENTRE RELACIONES PREVENTIVAS Y REACTIVAS CON LOS MEDIOS
DE COMUNICACIÓN
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Una actitud reactiva es responder a las preguntas
de los medios de comunicación. Una actitud preventiva es hacer un
esfuerzo para organizar y difundir la información. En casi todos
los caso es mejor adoptar una actitud preventiva. Los funcionarios
que participan en la planificación y el manejo de desastres tienen
la oportunidad y la responsabilidad de ayudar a las personas a hacer
frente a un desastre a través de los medios. La información es un
producto valioso para el público, los donantes, otros organismos
y grupos de la comunidad. Cuanto más preventiva sea la actitud que
se adopte, mayor control se tendrá sobre esa información.
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¿POR QUÉ ES IMPORTANTE MANTENER BUENAS RELACIONES CON
LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN?
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Las buenas relaciones con los medios de comunicación son
cruciales en el manejo de una emergencia. Esto significa básicamente
suministrar a los reporteros información exacta y oportuna y permitirlos
el acceso a las zonas de desastre dentro de límites razonables.
Si bien es cierto que los reporteros pueden ser conflictivos, es
mucho menos probable que se comporten de manera agresiva si se les
suministra información exacta, y si se dan cuenta de que se está
realizando un esfuerzo honesto ante las circunstancias.
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¿QUIÉN PUEDE AYUDARME
A TRATAR CON LOS MEDIOS?
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El departamento de información o de relaciones públicas
de cada Representación de la OPS/OMS puede orientarlo, y usted deberá
actuar desde el momento en que comienza la situación de emergencia.
La sede de la OPS también puede ofrecerle información y ayuda. Si
no hay nadie con quien pueda contar en su Representación, contrate
a un profesional en medios de comunicación para que le ayude a tratar
con ellos.
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¿CÓMO LES HAGO LLEGAR LA INFORMACIÓN
A LOS MEDIOS?
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Hay varias maneras de hacer llegar la información a los
medios de comunicación. Los comunicados de prensa y las conferencias
de prensa son las más comunes. La información también deberá publicarse
en los sitios de Internet pertinentes (el de la Oficina de Información
Pública, el del Programa de Preparativos para Situaciones de Emergencia
y Socorro en Casos de Desastre, etc.). Los informes de situación
son muy útiles para los reporteros y deberán actualizarse y distribuirse
con frecuencia.
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¿CUÁNDO DEBO ESCRIBIR UN COMUNICADO
DE PRENSA O CONVOCAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA?
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Un comunicado de prensa es útil cuando se desea divulgar
y dejar constancia de determinada información, en forma clara, y
sin urgencia inmediata. En una situación donde todo pasa muy rápidamente,
como en una emergencia, en la que acuden muchos reporteros en búsqueda
de información, quizá sea más apropiada una conferencia de prensa.
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¿QUÉ DEBO CONSIDERAR AL PREPARAR
UN COMUNICADO DE PRENSA?
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Esencia del mensaje
Los ingredientes de un comunicado
de prensa son claros, como se esboza a continuación, pero lo más
importante es el contenido básico, la esencia de lo que se quiere
transmitir. Recuerde que el periodista resumirá sus noticias en
un artículo o relato verbal que a lo mejor no pasa de un párrafo
y el título puede tener sólo dos palabras. Tal vez es mejor que
usted sugiera el título, en lugar de confiar en lo que pueda extraer
un reportero de una masa de información.
Claridad
Si usted quiere recomendar a la
población que se abastezca de agua de reserva porque se avecina
un huracán y posiblemente se interrumpan el abastecimiento de agua,
dígalo claramente.
- Piense en el efecto que tendrá la noticia
en la población.
- Trate de prever cuál podría ser la reacción
pública.
- Dé instrucciones adecuadas.
- Consulte con expertos en medios antes de
tomar medidas irrevocables.
- Recuerde que el bien público es su prioridad
más alta.
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¿QUÉ DEBERÁ INCLUIRSE EN UN
COMUNICADO DE PRENSA?
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Verifique que el comunicado sea claro, esté bien escrito,
comience por las noticias más importantes y que incluya la siguiente
información:
QUIÉN: ¿Quién está dando las noticias? Si
es la Oficina de la OPS/OMS, deberá indicarse claramente. Si usted
está anunciando algo conjuntamente con el ministerio de salud
o la oficina nacional de preparativos para situaciones de emergencia,
deberá quedar claramente especificado. Puede tratarse inclusive
de un esfuerzo conjunto de dos o más organismos o unidades.
QUÉ: ¿Qué es exactamente lo que se está anunciando?
Esto debe quedar muy claro. Si se ha podido predecir la trayectoria
de un huracán, por ejemplo, la información deberá ser tan detallada
y completa como sea posible.
DÓNDE: ¿Donde ocurrió exactamente el desastre,
o se presentará el peligro, o se localiza el problema?
CUÁNDO: ¿Cuándo ocurrió
o se prevé que suceda?
POR QUÉ: ¿Por qué razón
se emite el comunicado de prensa y por qué participa la entidad
que lo emite en la situación de emergencia?
CONTACTOS: Nombre y número
de teléfono de una persona responsable con quien puedan comunicarse
los medios para aclarar dudas y obtener más información. En situaciones
de urgencia esta persona deberá tener un teléfono móvil o proporcionar
el número de teléfono de su domicilio particular. Esta persona
puede ser el Representante de la OPS/OMS, la persona que se ocupa
de las relaciones con los medios de comunicación en la oficina,
el Ministro de Salud, el Jefe de Defensa Civil, el Director de
Operaciones de Urgencia, o quienquiera que tenga amplio conocimiento
de una situación particular y esté de acuerdo en ser el contacto
para la prensa. Se obtendrán mejores resultados si el público
y los medios tienen confianza en el funcionario.
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¿CÓMO DEBERÁ DISTRIBUIRSE?
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El comunicado deberá distribuirse en
persona, por fax y por vía electrónica a todos los principales medios
locales, regionales y nacionales de la zona, y si fuera el caso,
a los organismos internacionales. También deberá publicarse de inmediato
en el sitio de Internet de su oficina, enviársele a la Oficina de
Información Pública en Washington para que lo divulgue y lo retransmita
y enviarse a organismos como ReliefWeb. Es muy importante no demostrar
favoritismo a los medios "amistosos" ni dejar de atender a los reporteros
"críticos".Usted se ganará el respeto de todos si usted es justo,
honesto y equitativo. Las noticias no son una recompensa ni un producto
comercial. Es el derecho de las personas.
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¿POR QUÉ CONVOCAR UNA CONFERENCIA
DE PRENSA?
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Las conferencias de prensa son útiles si sirven para difundir
noticias, pero no si se arma todo un montaje sin sustancia por razones
de "relaciones públicas". Si hay noticias importantes que deban
notificarse y muchos reporteros que solicitan noticias, una conferencia
de prensa puede ser la mejor manera de divulgar las noticias.
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¿QUÉ ES EXACTAMENTE
UNA CONFERENCIA DE PRENSA
Una conferencia de prensa es un evento con
un propósito claro. Básicamente, usted está convocando una reunión
de reporteros para anunciar algo y para presentar a expertos que
responderán a las preguntas. Tal vez esté anunciando una donación
para financiar las operaciones de rescate, la lista de las necesidades
más urgentes del país, el número de muertos y accidentados en el
desastre u otras noticias importantes similares.
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¿QUIÉN
DEBERÁ CONDUCIR LA CONFERENCIA DE PRENSA?
Deberá ser un alto funcionario, como el Representante
de la OPS/OMS, el Ministro de Salud o su auxiliar, el Jefe de Defensa
Civil, el Director de Operaciones de Urgencia, o quienquiera que
tenga amplio conocimiento de una situación particular.
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¿CUÁNDO DEBERÁ CONVOCARSE?
Se recomienda convocar una conferencia de prensa temprano
por la mañana, según las costumbres locales. Pueden tener lugar
en una oficina, una sala especial, o si fuera sobre el terreno,
en un tienda de campaña o al aire libre. Deberá convocarse inmediatamente
después de que usted se entere de las noticias importantes, sobre
todo si son malas noticias. Recuerde la máxima: las malas noticias
no mejoran con el tiempo. Si la situación va cambiando constantemente,
tal vez sea conveniente convocar conferencias de prensa o dar informaciones
a la prensa todos los días o incluso, si la situación lo justifica,
cada hora.
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¿QUÉ TEMAS CLAVE
DEBERÁN RECORDARSE?
Los temas clave de una conferencia de prensa son similares a los
de un comunicado de prensa, aunque es necesario tener presente que
la noticia se va a difundir por televisión y los funcionarios deberán
tener cuidado de aparecer tranquilos, con autoridad y en control
de la situación. La conferencia deberá anunciarse con la mayor antelación
posible, y deberá suministrarse la mayor cantidad posible de información
específica.
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¿QUÉ MATERIALES NECESITO
PARA UNA CONFERENCIA DE PRENSA?
El material que se va a entregar deberá estar preparado
y deberá haber copias suficientes para los reporteros. Deberán indicarse
claramente los nombres y los cargos de las personas que hablan durante
la conferencia de prensa. El material puede incluir informes de
situación, otros informes, grabaciones en video de la situación
(este material deberá mostrarse y deberán distribuirse copias) y
las declaraciones orales o escritas.
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¿QUÉ DEBERÁ INCLUIRSE?
Como en los comunicados de prensa, es necesario aclarar
QUIÉN, QUÉ, DÓNDE, CUÁNDO y POR QUÉ:
QUIÉN: ¿Quién está dando las noticias? Si es
el Representante de la OPS/OMS, deberá indicarse claramente al inicio
de la declaración. Si el anuncio es conjunto con el Ministro de
Salud o el Jefe de la Defensa Civil, deberá quedar claramente especificado.
QUÉ: ¿Qué es exactamente lo que se está anunciando?
Esto debe quedar muy claro. Si se ha podido predecir la trayectoria
de un huracán, por ejemplo, la información deberá ser tan detallada
y completa como sea posible.
DÓNDE: ¿Donde ocurrió exactamente el desastre,
o se presentará el peligro, o se localiza el problema?
CUÁNDO: ¿Cuándo ocurrió o se prevé que suceda?
POR QUÉ: ¿Por qué razón se emite el comunicado
de prensa y por qué participa la entidad que lo emite en la situación
de emergencia?
Después de la conferencia de prensa podrán concederse
entrevistas individuales. Esto puede servir para ampliar la divulgación
de las noticias o ajustarlas a determinadas regiones o medios.
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Las grabaciones en video y las fotografías de los preparativos
para situaciones de emergencia y de las operaciones de socorro son
muy importantes y útiles para documentar las actividades, y para
informar a los medios de comunicación y al mundo exterior lo que
está sucediendo. Si fuera posible, deberá comunicarse con funcionarios
del Programa de Preparativos para Situaciones de Emergencia y Socorro
en Casos de Desastre (PED) y de la Oficina de Información Pública
(DPI) para que envíen camarógrafos y fotógrafos para cubrir las
actividades, o bien contratar a personal profesional. El material
será valioso para fines de documentación y capacitación con posterioridad.
Otra opción sería adquirir, solicitar en préstamo o copiar el material
fílmico de las organizaciones noticiosas que fueron a cubrir la
noticia del desastre, pero es mejor tener personal propio e indicarles
qué material desea. En este caso también puede consultar con la
Oficina de Información Pública, que cuenta con camarógrafos profesionales,
y solicitarle asesoramiento e información.
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