¿Cómo solicitar Cooperación Técnica?

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La Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud, a través de su Representación en Paraguay, brinda cooperación técnica al país a través de instrumentos de cooperación diseñados para responder a las necesidades de los diferentes programas o proyectos, de acuerdo a las orientaciones estratégicas y programáticas que los cuerpos directivos de la Organización han definido para el cuadrienio correspondiente y a las prioridades nacionales de cooperación vigentes, lo que se refleja en el correspondiente Programa de Trabajo Bianual (PTB).

Remisión de Solicitudes de Cooperación Técnica

La Solicitud de Cooperación es el instrumento administrativo (relacionado con lo técnico) mediante el cual, tanto el Ministerio de Salud, como cualquier otra Institución Nacional, puede solicitar a la OPS/OMS cooperación para todo tipo de asesoramiento y apoyo tanto técnico como financiero para el desarrollo de las actividades, de acuerdo al Programa de Cooperación Técnica al País.

Este instrumento sirve como respaldo para la concretización de solicitudes de cooperación, así como para el desembolso de fondos presupuestados en el PTB, y para tareas programadas en el PTS (Programa de Trabajo Semestral), como: cursos y seminarios, adquisiciones, contratación de expertos, servicios contractuales, participación en reuniones, eventos en el exterior, becas, visitas de supervisión, monitoreo y evaluación.

Para facilitar la entrega de la cooperación técnica al país y contribuir con la ejecución expedita de las actividades programadas, la solicitud de cooperación debe cumplir con los siguientes requisitos:

Procesamiento de Solicitudes de Cooperación Técnica 

Los Responsables Nacionales presentarán las solicitudes de cooperación Técnica (SCT), a la Representación de la OPS/OMS, a través de la Dirección General de Relaciones Internacionales.

En el caso de una solicitud de fondos para actividades no Programadas (de emergencia) se deberá adjuntar a la solicitud un documento justificativo. Se dará curso a este tipo de cooperación en forma excepcional y toda vez que se identifiquen recursos disponibles para el efecto.

Es conveniente que las solicitudes de cooperación técnica sean elaboradas conjuntamente por el Responsable Nacional y el consultor correspondiente de la OPS/OMS, con el fin de acelerar el proceso de aprobación.

Una vez recibida la solicitud de cooperación en la OPS/OMS, se dará inicio al proceso administrativo para la asignación de los recursos solicitados. En la siguiente tabla se presenta un estimado del tiempo mínimo requerido para el procesamiento de las solicitudes de cooperación técnica más frecuentes:

Tipo de Cooperación

Días Laborales Requeridos

Misión Oficial de OPS10
Consultoría a Corto Plazo25
Asesor Temporero15
Acuerdo por Servicios Contractuales10
Compras Locales10
Compras Internacionales90
Reuniones, Cursos y Seminarios10
Visitas de supervisión, monitoreo y evaluación10
Participación en eventos en el exterior10
Becas60
Subsidios para Investigaciones

(*)

(*)El Comité Internacional, que aprueba los subsidios para investigación, se reúne cuatro veces al año en la oficina central de la OPS en Washington D.C.

Las solicitudes de cooperación serán revisadas por el consultor responsable del proyecto en OPS/OMS - Paraguay. Si éste tiene alguna duda o no está de acuerdo en algún punto con la solicitud presentada, coordinará con el Responsable Nacional con el fin de efectuar los ajustes necesarios en forma conjunta.

Una vez llenadas las casillas del o los anexos correspondientes, a excepción de la parte “Para uso exclusivo de la OPS/OMS”, se adjuntarán todos los documentos de soporte, como son: el programa detallado de reunión o supervisión, las proformas (si la actividad va ser ejecutada por la institución), los protocolos de investigación, el detalle del presupuesto, los términos de referencia de las contrataciones y otros documentos de soporte.

Nota: Las solicitudes incompletas serán devueltas al solicitante, y por lo tanto dilatarán el proceso de ejecución de las actividades programadas.

Una vez completado el procesamiento de la solicitud de cooperación técnica, los recursos financieros requeridos serán asignados de acuerdo a los reglamentos establecidos para cada caso específico.

Es conveniente señalar que los cheques de la Organización Panamericana de la Salud deben salir a nombre de la Institución que solicita la cooperación técnica y no del Responsable Nacional u otra persona física.

No se realizarán desembolsos de fondos por montos mayores a los autorizados.

Es conveniente señalar que la institución solicitante es la que se hace responsable que los fondos emitidos por la OPS/OMS sean usados de acuerdo a la solicitud de cooperación técnica (SCT).

Si la tarea es pospuesta, una vez emitido el cheque, la institución responsable deberá enviar a OPS/OMS una nota indicando las nuevas fechas para el desarrollo de la misma. En el caso que se postergue por más de un mes, los fondos deben ser reintegrados.

Si la tarea fuese cancelada, la institución deberá devolver a la OPS/OMS la cantidad que fue asignada para la misma.

De acuerdo a los reglamentos internos de la OPS/OMS, los siguientes rubros no pueden ser financiados: salarios, honorarios y horas docente para personal de planta de la institución, recepciones, cockteles, ceremonias de clausura, bebidas alcohólicas en los almuerzos o refrigerios, regalos, premios y flores; apoyo administrativo y de secretaría, taxis, combustibles y lubricantes, repuestos para vehículos, llamadas telefónicas, contratación local de funcionarios de Gobierno, pagos de servicios básicos, insumos de equipos.

Una vez terminado el evento la Institución deberá presentar un informe técnico y un informe administrativo a la OPS/OMS, a más tardar 30 días después de finalizada la actividad. El incumplimiento de este requisito, da lugar a que la OPS/OMS suspenda la entrega de nuevos fondos hasta que se regularice la situación.

Participación de personal del MSPyBS a reuniones, cursos y seminarios organizados por OPS/OMS

La participación de funcionarios del Ministerio de Salud en eventos nacionales o internacionales, se puede realizar a través de solicitudes de cooperación técnica, llenando el formulario correspondiente o invitaciones originadas en la OPS/OMS Paraguay.

En todos los casos, los viajes internacionales deberán contar con la anuencia de la Señora Ministra de Salud, ya sea a través de las notas de respuesta a las invitaciones de OPS/OMS o con la firma en las solicitudes de cooperación técnica.

Se recomienda que las solicitudes o respuestas se remitan con dos semanas de antelación al evento, indicando el nombre del o los designados.

Los trámites administrativos se iniciarán en OPS/OMS tan pronto se reciba la confirmación correspondiente del Ministerio.

La Institución o el Ministerio notificará a los participantes sobre el viaje y coordinará con el consultor de OPS/OMS responsable, los aspectos administrativos que correspondan.

La Institución o el Ministerio facilitará la participación de los Jefes de Programas Nacionales o de los Responsables Nacionales de proyectos específicos, cuando se trate de Reuniones Regionales o Subregionales de Planificación de la Organización Panamericana de la Salud o de la Organización Mundial de la Salud.

Todo participante en un evento nacional o internacional que ha sido financiado por la OPS/OMS, deberá presentar un informe técnico a la Organización al término del mismo. Asimismo, deberá devolver el talonario del boleto de transporte utilizado y las tarjetas de embarque.

Rendición de Cuentas

 Informe Administrativo e Informe Técnico Final.

 Concluida la actividad, el Responsable Nacional deberá remitir a la OPS/OMS, vía Dirección General de Relaciones Internacionales, la rendición de cuentas, completando todos los formularios y adjuntando los comprobantes de gastos.

Esta rendición de cuentas (Informe administrativo e Informe Técnico Final) deberá efectuarse en período de 30 días siguientes a la fecha de culminación del evento. La OPS/OMS no podrá financiar otro evento a la misma institución o unidad, hasta que se hayan liquidado las cuentas pendientes. Los formularios de rendición de cuentas se presentan en el anexo siguiente (Formularios No. 7,  8, 9).

 

Si luego de concluido un evento existen fondos remanentes, estos deberán ser reembolsados a la OPS/OMS al momento de la rendición de cuentas. Los fondos remanentes no podrán utilizarse para financiar otras actividades.

Los formularios para el Informe de Gastos y el Detalle de los Gastos, así como la guía para la elaboración del Informe Técnico, estarán disponibles en la Dirección General de Relaciones Internacionales, en el sitio web, www.paho.org/par,  y en las oficinas de la OPS/OMS en Paraguay.

 

Formularios para las Solicitudes de Cooperación Técnica

Las solicitudes de cooperación se harán a través de los instrumentos creados para tal efecto. Se trata de un conjunto de formularios diseñados para facilitar la solicitud y entrega expedita de la cooperación técnica al Ministerio y demás instituciones del Sector Salud y para apoyar la ejecución del Programa Bianual de Trabajo (PTB), previamente aprobado.

Los lineamientos generales para el llenado de los formularios son los siguientes:

El juego de formularios para solicitar cooperación técnica comprende los siguientes instrumentos:

F00.- Carta Modelo - Solicitud de Cooperación Técnica (SCT)

Se trata de un modelo de nota o carta para ser enviada a la Representación de OPS/OMS, cada vez que se solicite cooperación técnica.

La carta modelo debe ir acompañada de un formulario, “sólo uno”, que proporciona los detalles de la actividad para la cual se solicita cooperación. Si fuera necesario, se deben anexar otros documentos que sustenten la actividad.

F01. Solicitud de Cursos y Seminarios (PWR-PAR/SCT/Formulario No. 1)

Es un requerimiento para financiar la celebración de cursos, talleres o seminarios que serán organizados por los responsables nacionales con la cooperación técnica de OPS/OMS.

Anexar la agenda de la actividad y el listado de participantes (nombre, título, cargo, procedencia e institución a la que pertenece). Sin esta información, la solicitud de cooperación no se procesará.

En el caso que se soliciten servicios por montos mayores a 5,000.00 U$S, se deberán anexar 3 presupuestos.

F02 - Solicitud de Adquisiciones (PWR-PAR/SCT/Formulario No. 2)

Es un requisito para las compras nacionales e internacionales, incluyendo Compras reembolsables y Fondo Estratégico.

Se debe prestar especial atención en el llenado de las especificaciones técnicas, en especial cuando se traten de medicamentos, insumos de laboratorio, reactivos, entre otros.

F03.- Solicitud de Contrataciones y Consultoría (PWR-PAR/SCT/Formulario No. 3)

Este formulario se usa para solicitar la contratación de consultores que brinden cooperación técnica adicional al personal de planta en la Representación. Esta cooperación puede ser brindada por medio de la contratación de Consultores a Corto Plazo (STC), que son siempre extranjeros. Asesores Temporeros (AT), también extranjeros, o a través de Acuerdos por Servicios Contractuales (ASC), que son contrataciones con personas o instituciones dirigidos a la consecución de un producto determinado.

La selección del consultor o el contratista la efectuará la OPS/OMS, de acuerdo a los términos de referencia presentados y a las normas de la Organización.

F04.- Solicitud para Participación en Reuniones, Cursos o Seminarios (PWR-PAR/SCT/Formulario No. 4)

Este formulario se utiliza para solicitar la participación de funcionarios nacionales en reuniones, cursos o seminarios del área de la salud, dentro o fuera del país.

La OPS/OMS financiará los gastos de pasajes en clase económica y viáticos, de acuerdo a la escala de viáticos de la OPS/OMS en el lugar del evento.  El participante no tendrá derecho a efectuar reclamos adicionales, como por ejemplo impuestos de salida, traslados en taxis, propinas, etc.

El participante deberá presentar un informe técnico al retorno de la reunión, adjuntando las tarjetas de embarque, y recibos de inscripción cuando sean financiados por OPS/OMS.

F05.- Solicitud de Beca (PWR-PAR/SCT/Formulario No. 5)

El área técnica a cubrir con la beca debe estar relacionada directamente con las prioridades nacionales y debe haberse programado el recurso financiero en el PTB. La OPS/OMS solo financia becas para salud pública.

Se debe anexar los formularios WHO-52.2-1 y WHO 52.2-S, los cuales deben estar firmados por las autoridades nacionales.

F06.- Solicitud de Otro Tipo de Cooperación Técnica (PWR/PAR/SCT/Formulario No. 6)

Este formulario se utiliza para solicitar otro tipo de cooperación técnica, diferente a los señalados en los cinco formularios previos, tales como: publicación de documentos, impresión de volantes o folletos, campañas de vacunación, actividades de supervisión, entre otros. 

  

Formularios para Rendiciones de Cuentas de Cursos y Seminarios

1. Informe Administrativo

En el Formulario N° 7, F07.- Informe Administrativo Rendición de Cuentas, queda registrado el resumen de la ejecución de los fondos, de acuerdo a la solicitud aprobada.  Debe contar con la firma del responsable de la actividad.

Se deben adjuntar todos los comprobantes legales de gastos (facturas, recibos) que justifiquen los gastos incurridos, así como las planillas de viáticos y/o reembolsos de pasajes. (Formulario No.8a./8b/8c). F08a. reembolso de pasajes (PWR/PAR/SCT/Formulario No. 8a.), F08b.- Planilla de Viáticos (PWR-PAR/SCT/Formulario No. 8b.), F08c.- planillas de viáticos y/o reembolsos de pasajes.

En las planillas de viático y reembolso de pasajes se deberán registrar todos los datos requeridos: nombre, procedencia, N° de CI monto y firma de cada persona que reciba el dinero en estos conceptos.

Todos los fondos remanentes, si los hubiera, deben ser reembolsados a la OPS/OMS al remitir esta rendición de cuentas.

2.  Informe Técnico

Este formulario N° 9, F09.- Resumen Informe Técnico (PWR/PAR/SCT/Formulario No. 9), deberá contener el resumen del Informe Técnico, los resultados obtenidos, los aspectos más relevantes de la actividad así como las conclusiones y recomendaciones.

El Informe Técnico deberá contar con la firma del responsable técnico y debe ser revisado y aprobado por el Consultor Técnico del Proyecto en OPS/OMS.

 

Formulario para Informe de Viaje de Funcionarios Nacionales

Éste formulario, Formulario Informe de viajes de funcionarios Nacionales, deberá contener un resumen del Informe de Viaje realizado, los resultados obtenidos, los aspectos más relevantes de la actividad así como las conclusiones y recomendaciones.

El Informe de Viaje de Funcionarios Nacionales deberá contar con la firma del responsable técnico y debe ser revisado y aprobado por el Consultor Técnico del Proyecto en OPS/OMS.

Última actualización el Lunes 05 de Abril de 2010 17:51