Inocuidad de Alimentos - Control Sanitario - HACCP

Establecer procedimientos eficientes de mantenimiento de registros que documentan el Sistema HACCP

Los registros son pruebas, por escrito, que documentan un acto o hecho. Son esencia-les para revisar la adecuación del plan HACCP y la adhesión del sistema HACCP al plan.

Un registro muestra el histórico del proceso, el monitoreo, los desvíos y las acciones correctivas (incluso descarte de productos) aplicadas al PCC identificado. Los registros pueden presentarse en varios formatos, como cuadros de procesamiento, registros escritos o electrónicos. No puede subestimarse la importancia de los registros para el sistema HACCP. Es imprescindible que el productor mantenga registros completos, actualizados, correctamente archivados y precisos.

Deben mantenerse cuatro tipos de registros como parte del plan HACCP:

  • Documentación de apoyo para el desarrollo del plan HACCP
  • Registros generados por la aplicación del plan HACCP
  • Documentación de métodos y procedimientos usados
  • Registros de programas de entrenamiento de los funcionarios

Las revisiones de registros deben realizarse en la empresa por personal calificado o por autoridades externas, como consultores, para asegurar el cumplimiento rígido de los criterios establecidos para los PCC. La revisión cuidadosa de los documentos y registros guardados es una herramienta inestimable para indicar posibles problemas, permitiendo que se tomen medidas correctivas, antes de que ocurra un problema de salud pública.

Las razones para mantener los registros están asociadas a la evidencia de inocuidad del producto, relativa a los procedimientos y procesos y a la facilidad para rastrear el producto y revisar los registros.

Los registros bien archivados son pruebas irrefutables de que los procedimientos y procesos se están cumpliendo, según las exigencias del plan HACCP. La mejor garantía de inocuidad del producto es el cumplimiento de los límites críticos específicos establecidos para cada PCC. La documentación resulta en registros permanentes sobre la inocuidad del producto.

Durante una auditoría oficial de conformidad, los registros de la empresa pueden ser la fuente más importante para la revisión de datos. Dependiendo de su alcance, pueden facilitar el trabajo del auditor en la tentativa de averiguar la eficacia de los procesos y procedimientos usados en el establecimiento en cuestión. Más importantes todavía son los registros precisos que también proveen la mejor garantía de inocuidad del producto al personal operativo.

Para garantizar la inocuidad del producto y documentar los procesos y procedimientos, los registros deben contener las siguientes informaciones:

  • Título y fecha del registro
  • Identificación del producto (código, incluso día y hora)
  • Productos y equipamiento usados
  • Operaciones realizadas
  • Criterios y límites críticos
  • Acción correctiva tomada y por quién
  • Identificación del operador
  • Datos (presentados de forma ordenada)
  • La rúbrica del revisor y la fecha de revisión

1 DOCUMENTOS DE APOYO

Los documentos de apoyo en el plan HACCP incluyen informaciones y datos usados para establecer el plan, como el análisis de peligros y los registros que documentan la base científica utilizada para determinar el PCC y los límites críticos. Algunos ejemplos de esos documentos son:

  • Datos usados para establecer las medidas de control para evitar el crecimiento microbiológico
  • Datos usados para definir la vida útil del producto (si la validez del producto puede afectar la inocuidad)
  • Datos usados para establecer la adecuación de los límites críticos para garantizar la inocuidad del producto

Los documentos de apoyo en el plan HACCP también deben incluir una lista de los miembros del equipo HACCP y sus responsabilidades, y todos los formularios produci-dos durante la elaboración del plan HACCP, mostrando:

  • Descripción del producto y uso esperado
  • Flujograma
  • Análisis de peligros
  • Identificación de los PCC
  • Identificación de los límites críticos para cada PCC, incluso datos de estudios experi-mentales o información de apoyo recolectada para los límites críticos 
  • Desvíos y planes de acción correctora documentados
  • Actividades de verificación y procedimientos programados
  • Identificación de las medidas preventivas para cada peligro

Los documentos de apoyo pueden también incluir correspondencia con consultores, documentos con detalles sobre el desarrollo del plan HACCP.

Instructivos y procedimientos más frecuentes:

  1. De capacitación
  2. Para realizar el análisis de peligros
  3. Para realizar el monitoreo
  4. De acciones correctivas
  5. De verificación
  6. Organización administrativa del equipo HACCP

2 REGISTROS GENERADOS POR EL SISTEMA HACCP

Los registros del sistema HACCP se mantienen para demostrar la adhesión del sistema al plan HACCP y el control del PCC en el procesamiento del alimento. Al revisar los registros generados por el sistema HACCP, el operador o gerente puede percibir si un proceso se está acercando a su límite crítico. La revisión de registros puede ser un instrumento para identificar tendencias y hacer ajustes operacionales.

Registros más frecuentes:

  1. Monitoreo de lo límites críticos
  2. Acciones correctivas
    Desvíos
    Reclamos
  3. Verificación
    Del plan HACCP
    Calibración de equipos
  4. Capacitación y entrenamiento a los operarios

a) Registros de monitoreo para cada PCC

Siempre hay fluctuaciones normales y/o aceptables en los datos recogidos en la mayoría de las operaciones, y esas variaciones se reflejan en los registros. Es impres-cindible que el individuo responsable por mantener los registros de datos del PCC sepa la diferencia entre fluctuaciones normales e alguna indicación de pérdida de control de un PCC. Esas directrices deben ser claramente establecidas, y los límites críticos deben imprimirse en cada registro de PCC u hoja de datos como referencia para el operador.

La inspección discontinua, conocida como muestra, se usa principalmente para sustancias químicas o pruebas físicas, y el resultado de la muestra debe basarse en datos estadísticos. Ese tipo de monitoreo requiere documentación precisa para cada lote testeado.

Todos los registros de monitoreo del HACCP deben mantenerse en formularios con las siguientes informaciones:

  • Título del formulario
  • Hora y fecha
  • Identificación del producto (incluso tipo de producto, tamaño, línea de procesamiento y código del producto)
  • Límites críticos
  • Observación o medida del monitoreo
  • La firma o rúbrica del operador
  • Acción correctora tomada, dónde se aplica
  • La firma o rúbrica del revisor
  • Fecha de la revisión

b) Registros de desvío y de acción correctiva

Desvío es la incapacidad de alcanzar un límite crítico exigido para un PCC. Los procedi-mientos de acción correctiva para el desvío deben ser documentados en el plan, siendo que cada desvío requiere una acción correctiva que elimine el peligro real o potencial y que garantice el destino seguro del producto involucrado. Eso requiere un registro, por escrito, identificando los lotes del desvío. Muchos productos que no concuerdan con las exigencias deben ser retenidos y debe esperarse la conclusión de las acciones correctiva adecuadas, incluida una determinación del destino para el producto.

Como los desvíos en el HACCP se relacionan con la inocuidad del producto, deben mantenerse losregistros en un archivo separado, diferente de aquél usado para garantía de calidad o registros de exigencias legales. Eso facilita la revisión de los registros en cuanto al cumplimiento de exigencias.

c) Registros de verificación/validación

Deben mantenerse los registros resultantes de una validación o auditoría para compa-rarlos con los resultados de la próxima auditoría. Deben ser analizadas las inconsisten-cias de los resultados para conseguir una evaluación significativa de la manutención del sistema HACCP. Esos registros pueden ser resultado de:

  • Inspección del lugar o del establecimient
  • Evaluación y prueba de los equipamientos
  • Precisión y calibrado de los equipamientos de monitoreo
  • Resultados de actividades de verificación (incluso métodos, fecha, organizaciones y/o individuos responsables), resultados o hallazgos y acciones tomadas.

d) Documentación de métodos y procedimentos usados

El productor debe mantener los registros de los métodos y procedimientos usados en el sistema HACCP, durante un período mayor que dos (para productos perecederos) o tres veces (para no perecederos) de la vida útil del producto, como:

  • Descripción del sistema de monitoreo del límite crítico de cada PCC, incluidos los métodos y equipamientos usados para monitorear, la frecuencia del monitoreo y la per-sona que lo ejecuta
  • Planes para acciones correctivas de violaciones de límite crítico o situaciones que resulten en peligros
  • Descripción de procedimientos de manutención de registro, incluso copias de todos los formularios de registro
  • Descripción de procedimientos de verificación y de validación.

Los registros claramente relacionados con la inocuidad del producto ya se identificaron en el programa HACCP y pueden estar sujetos al escrutinio de las autoridades regla-mentarias. Tenerlos bien organizados hace que la recuperación de datos sea una tarea fácil para las auditorías internas y externas.

  • Registros de programas de entrenamiento de los operarios

Deben mantenerse los registros de entrenamiento de todos los operarios. Eso es especialmente importante para aquellos involucrados en el monitoreo de los límites críticos de los PCC y los involucrados con la revisión del desvío, de las acciones correctivas y verificación. Dichos operarios deben ser entrenados para entender los procedimientos/métodos adecuados y las acciones que deben tomarse para controlar los PCC.