Sistema LSS

LSS/SUMA ha demostrado su eficiencia y eficacia, convirtiéndose a través de sus invaluables aportes en un referente en logística humanitaria. La gestión eficaz de los suministros para la respuesta a emergencias se ha convertido en un elemento crucial para garantizar una atención adecuada y efectiva. Incluso con los mejores sistemas de respuesta e instalaciones médicas, la falta de insumos esenciales puede obstaculizar significativamente la capacidad de atender a las personas afectadas. Reconociendo la importancia crítica de la gestión eficaz de suministros en la respuesta a emergencias, la OPS/OMS ha estado a la vanguardia en el desarrollo de herramientas para optimizar este proceso.

Desde 1992, el Área de Preparativos para Situaciones de Emergencia y Socorro en Casos de Desastre ha impulsado LSS/SUMA, una herramienta fundamental para la gestión de suministros de asistencia humanitaria. A más de 20 años de su aplicación en forma amplia en la región y fuera de ella, LSS/SUMA es una metodología probada que puede ser tomada como base para llevar a cabo la organización logística en la etapa de preparativos y también como herramienta en la respuesta

El Sistema de Manejo Integral de Suministros Humanitarios (SUMA) se inició en 1992 como un esfuerzo colectivo de los países de América Latina y el Caribe, con el auspicio de la OPS/OMS, y ha evolucionado posteriormente a convertirse en LSS/SUMA, una iniciativa apoyada por cinco agencias de Naciones Unidas (PMA, OCHA, UNICEF, ACNUR y OPS/OMS). Esta herramienta se desarrolla mediante un sistema sencillo que puede ser utilizado por pequeñas o grandes organizaciones y que permite darle tratamiento a todo el proceso de la cadena logística en el manejo de ayuda humanitaria en situaciones de emergencia o bien en el manejo adecuado de ayuda humanitaria de forma cotidiana. Un elemento fundamental del sistema LSS/SUMA es que ha sido desarrollado en base a experiencias prácticas y de terreno, mediante su implementación en decenas de emergencias de todo tipo, tanto en desastres de origen natural, en desastres complejos, así como en crisis sanitarias.

La aplicación de LSS/SUMA se da de forma amplia, ya no sólo en América Latina y el Caribe, sino a nivel mundial y su uso se ha extendido más allá de la respuesta inmediata a la emergencia como un sistema permanente para la coordinación logística. Casos como el de Pakistán, donde el uso del LSS/SUMA ha continuado en las bodegas de OMS y del Ministerio de Salud, no sólo en Islamabad, sino en sitios tan remotos como Muzafarabat, donde los usuarios capacitados por OPS/OMS se han convertido en replicadores del sistema en otras localidades de su entorno. De igual manera ha sucedido en lugares como el Líbano, Somalia, Gaza, Egipto, Libia e Indonesia, entre otros. Un elemento fundamental del sistema LSS/SUMA es que ha sido desarrollado en base a experiencias prácticas y de terreno mediante su implementación en decenas de emergencias de todo tipo. En la región de las Américas, en concreto, durante años se ha realizado un trabajo amplio con diferentes instituciones, ministerios de salud, organizaciones de manejo de emergencias, ONG, Cruz Roja, Fuerzas Armadas, Agencias de Naciones Unidas, etc. Estas instituciones han contribuido en la organización de la asistencia humanitaria durante emergencias o bien en la organización de los suministros y logística de forma cotidiana pues muchas de ellas manejan asistencia no sólo durante las emergencias. 

El sistema LSS/SUMA ha sido utilizado durante estos 20 años en todas las grandes emergencias que se han presentado en la región. Además, se ha brindado una amplia capacitación, lo que ha permitido que las organizaciones y países se apropien de la herramienta y la hayan incorporado como estándar en sus planes de organización y respuesta a emergencias. Algunos países como República Dominicana, Perú, Nicaragua, Panamá, El Salvador, Bolivia, Colombia, Costa Rica, Ecuador y México lo han incorporado incluso en sus leyes de atención a emergencias, mediante decretos ministeriales, como herramienta oficial para el manejo de asistencia humanitaria en emergencias. En el caso de la República Dominicana, la aplicación del sistema LSS/SUMA ha tenido como resultado la organización de todo un sistema de almacenes a nivel nacional para la respuesta al cólera. El Ministerio de Salud de Panamá, por su parte, utiliza el sistema para el manejo cotidiano de todos sus suministros. De igual forma, en desastres de gran magnitud, como lo fue la emergencia sanitaria por H1N1 en México, el sistema sirvió como herramienta de acompañamiento a los sistemas ya existentes en los estados.

El implementar LSS/SUMA en los 32 estados del país sirvió como herramienta de soporte para el manejo de los suministros específicos para la atención de esa emergencia, permitiendo que las autoridades pudieran consolidar y compartir información a nivel nacional.

El Comité Nacional de Emergencias debe instalar y apoyar equipos en los puntos de entrada y en las bodegas para recolectar información sobre los donativos recibidos, así como sobre las solicitudes y promesas de ayuda. Para ello, el Comité debe contar con:

• Personal capacitado
• Materiales de apoyo
• Computadoras
• Software del LSS para manejar la información de los suministros entrantes

El primer paso consiste en capacitar recursos humanos locales en la organización y gestión de suministros de emergencia, así como en el uso del software LSS para clasificar, organizar y asignar niveles de prioridad. De esta manera, cuando ocurra un desastre, estos equipos estarán preparados para instalar y operar el sistema en los diferentes sitios de gestión de suministros.

En casos de desastres mayores, o en lugares donde el LSS aún no esté establecido, un equipo internacional puede brindar apoyo inicial con el objetivo de entrenar al personal local y transferir la gestión del sistema en el menor tiempo posible, garantizando la autosuficiencia.

Asimismo, equipos subregionales —actualmente movilizados por la OMS/OPS— pueden ser desplegados para asistir en la implementación del sistema.
Finalmente, es fundamental incorporar el manejo de suministros dentro de la política nacional de gestión de emergencias, asegurando coherencia institucional y sostenibilidad en la respuesta humanitaria.

El Sistema de Soporte Logístico (LSS) es una herramienta diseñada para fortalecer la transparencia y la eficiencia en la gestión de suministros humanitarios. Su función principal es facilitar la recopilación, clasificación y análisis de datos relacionados con donaciones, solicitudes, entregas y movimientos de inventario, de manera que las autoridades puedan tomar decisiones ágiles y fundamentadas durante una emergencia.

Toda la información ingresada y procesada en el sistema pertenece al país afectado, y queda bajo la responsabilidad directa de las instituciones nacionales encargadas de la gestión de emergencias. Esto garantiza que los datos reflejen fielmente la realidad de la operación y que sean utilizados en beneficio de la población afectada.

La propiedad nacional de la información implica que:

• Las autoridades competentes son responsables de custodiar, validar y difundir los datos oficiales.
• Los informes generados por el LSS pueden ser compartidos con donantes, agencias humanitarias, medios de comunicación y otros actores, siempre bajo la autorización del país afectado.
• La soberanía de la información se respeta en todo momento, evitando duplicaciones o interpretaciones externas que puedan distorsionar la gestión de la emergencia.
• La transparencia y la rendición de cuentas se fortalecen, ya que los datos permiten demostrar cómo se reciben, almacenan y distribuyen los suministros.

En casos de cooperación internacional, los equipos de apoyo (subregionales o globales) pueden asistir en la implementación del sistema, pero la propiedad y el control de la información permanecen siempre en manos del país receptor. De esta forma, el LSS no solo es una herramienta técnica, sino también un instrumento de gobernanza que refuerza la capacidad nacional para coordinar la ayuda humanitaria de manera eficiente y responsable.

Requisitos mínimos

Procesador: Pentium IV o superior (Celeron, Intel u otro procesador compatible)

• Memoria RAM: 512 MB o más
• Sistema operativo: Cualquier versión de Windows
• Disco duro: 2.5 GB de espacio libre
• Impresora: Recomendada para la generación de reportes

Requisitos de red

• Para redes locales: un enrutador y dispositivos de conexión como cables Ethernet
• Para entornos empresariales: contar con un servidor Microsoft SQL con IP pública, o con un servicio de alojamiento que proporcione gestión de bases de datos en Microsoft SQL Server

Soporte técnico

El personal técnico de la OPS está disponible para:

• Asistirle en la selección de la versión más adecuada del LSS según sus necesidades operativas
• Configurar la aplicación LSS para Windows en un entorno de red o empresarial

El Sistema de Soporte Logístico (LSS) no es un sistema de rastreo de envíos como DHL o FedEx. Tampoco pretende reemplazar los sistemas internos de gestión de suministros utilizados por agencias, ONG o instituciones. El LSS es un sistema complementario, diseñado específicamente para su uso en emergencias o en contextos donde no exista otro sistema de gestión de suministros. Su propósito es fortalecer las capacidades logísticas nacionales y apoyar la definición de políticas transparentes para el manejo de suministros humanitarios.

Entradas (Entries) (Disponible en LSS Windows App y LSS Web App)

Registro de suministros o artículos enviados de un remitente a un destinatario, que llegan al mismo tiempo y por el mismo medio de transporte. Los artículos pueden recibirse en consignación, como compra o como donación externa. También pueden corresponder a transferencias desde otro almacén.

Entregas (Deliveries) (Disponible en LSS Windows App y LSS Web App)

Envíos de artículos desde existencias o consignaciones hacia una ubicación específica.

Pipeline (Disponible solo en LSS Windows App)

Lista de artículos en la base de datos que han sido comprometidos, prometidos, esperados o disponibles para el almacén o sitio LSS.

Solicitudes (Requests) (Disponible solo en LSS Windows App

Los sitios pueden registrar solicitudes de artículos necesarios. Esta información apoya la planificación y asignación de suministros hacia las áreas con mayor necesidad.

Canasta de Inventario (Stock Basket) (Disponible solo en LSS Windows App)

Permite agrupar artículos para fines de reporte. Los usuarios pueden generar informes sobre grupos específicos de artículos sin necesidad de seleccionarlos individualmente cada vez.

Importación/Exportación (Importing/Exporting) (Disponible solo en LSS Windows App)

Permite el intercambio de información entre sitios LSS e integrar datos de inventario o pipeline provenientes de sistemas externos, como los CTS (Commodity Tracking Systems) utilizados por agencias de la ONU y grandes ONG.

Reportes (Reporting) (Disponible en LSS Windows App y LSS Web App)

La generación de reportes es una función central del LSS. El sistema produce informes estandarizados, transparentes y compartibles que ofrecen a tomadores de decisiones, donantes, agencias humanitarias y medios de comunicación información precisa sobre:

• Suministros recibidos, almacenados, solicitados y entregados
• Niveles actuales de inventario y compromisos en pipeline
• Flujos de distribución en puntos de entrada, almacenes y sitios de entrega
• Tendencias en solicitudes y asignaciones hacia las áreas de mayor necesidad
• Estos reportes están diseñados para ser claros, consistentes y comparables entre instituciones (cuando es solicitado), garantizando la rendición de cuentas y minimizando la duplicación de esfuerzos. Al consolidar datos de múltiples actores, los reportes del LSS fortalecen la coordinación, respaldan la toma de decisiones basada en evidencia y refuerzan la confianza entre autoridades nacionales, socios internacionales y comunidades afectadas.

La capacitación está disponible para una amplia gama de actores. Esto incluye al personal de entidades gubernamentales nacionales responsables de la coordinación de emergencias, así como a funcionarios de instituciones públicas, organizaciones privadas, ONG y otros grupos vinculados o relacionados con la asistencia humanitaria. También pueden participar miembros de la comunidad internacional, como ONG internacionales, agencias de la ONU y agencias de cooperación bilateral.

La promoción y coordinación de la capacitación en LSS se realiza a través de entidades nacionales responsables de emergencias y desastres, tales como Ministerios de Salud, Comités Nacionales de Emergencia y filiales de la Cruz Roja. Las instituciones interesadas en recibir capacitación deben contactar a la autoridad nacional de gestión de desastres dentro del Ministerio de Salud o a la oficina local de la OPS/OMS.

El sistema LSS fue diseñado con especial énfasis en la participación de los Ministerios de Salud, Comités Nacionales de Emergencia y ONG, reconociendo su papel esencial en la logística humanitaria y la gestión de suministros. La capacitación garantiza que todos los actores —gubernamentales, no gubernamentales e internacionales— puedan operar bajo un marco común de transparencia, rendición de cuentas y eficiencia.

Aunque el LSS fue creado originalmente para contextos de emergencia, también puede aplicarse en situaciones no emergenciales como herramienta de gestión rutinaria de bodegas. Su flexibilidad permite a las instituciones fortalecer su capacidad logística en operaciones cotidianas, incluyendo:

• Bodegas (nacionales o institucionales)
• Hospitales (gestión de insumos médicos)
• Distritos de Salud (distribución regional)
• ONG (cadenas de suministro de programas)
• Puntos de distribución (operaciones comunitarias o en terreno)

Uno de los principales valores agregados del LSS es su capacidad de generación de reportes. El sistema produce informes estandarizados y transparentes que brindan a las instituciones y a los tomadores de decisiones información confiable para:

• Monitorear suministros recibidos, almacenados, solicitados y entregados
• Rastrear niveles de inventario y compromisos en pipeline
• Documentar flujos de distribución en puntos de entrada, bodegas y sitios de entrega
• Identificar tendencias en solicitudes y asignaciones hacia las áreas de mayor necesidad

Los reportes pueden ser compartidos cuando se requiera, reforzando la rendición de cuentas, reduciendo la duplicación de esfuerzos y apoyando la toma de decisiones basada en evidencia. Al consolidar datos de múltiples actores, los reportes del LSS fortalecen la coordinación, mejoran la claridad operativa y generan confianza entre autoridades nacionales, socios internacionales y comunidades afectadas.