La gestión de proyectos en BIREME y la comunicación efectiva con las contrapartes

21 Jul 2021
Reunion de proyectos

El Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud de la Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud (BIREME/OPS/OMS) desarrolla productos y servicios de información científica y técnica en salud por medio de la formalización de Convenios respectivos a proyectos de cooperación técnica con los países de la Región también en los campos de la enseñanza e investigación. La OPS/OMS, el Ministerio de Salud de Brasil (MINSAL) e instituciones nacionales de Gobierno son los principales socios institucionales de BIREME a lo largo de los 54 años de existencia del Centro.

Para hacer la gestión y seguimiento de los respectivos y relevantes proyectos, BIREME ha desarrollado y perfeccionado una eficiente metodología y controles que permiten el monitoreo del estado de desarrollo de estos proyectos, la utilización de los recursos financieros involucrados, la presentación de informes de resultado, en el tiempo de sus vigencias y la efectiva comunicación entre los equipos internos del Centro y de las contrapartes involucradas. Y así, configurando una forma participativa, transparente y constante que asegure el alcance de los resultados acordados entre las partes.

A seguir los componentes que constituyen la gestión de proyectos en BIREME/OPS/OMS:

  1. Mapeo de las fases que caracterizan la elaboración de propuestas, aprobación, monitoreo y gestión de los proyectos;
  2. Control formateado para levantamiento de los costos;
  3. Propuesta de proyectos en formato establecido con numeración de control para presentar a la potencial contraparte;
  4. Operación del Sistema DotProject para registro de los avances técnicos y el seguimiento por los puntos focales de las contrapartes;
  5. Elaboración y envío de los informes de resultados;
  6. Reuniones quincenales de seguimiento con los equipos internos;
  7. Reuniones periódicas con los puntos focales de las contrapartes nacionales; y
  8. Diseminación de los resultados en los Canales formales de Comunicación del Centro.

 

Se recalca que este conjunto de componentes y acciones permite monitorear y compartir el estado de avance de los proyectos con los equipos internos y con las contrapartes, para el alcance efectivo de resultados con todos los involucrados. En las reuniones quincenales con los colaboradores dedicados a cada uno de los proyectos en desarrollo, se actualiza el estado de formalización de las propuestas, el progreso en los desarrollos y se comparten eventuales cuestiones que puedan interferir con los logros y que requieran apoyo para proseguir. Las adquisiciones relacionadas están registradas en el sistema PMIS de gestión financiera de la OPS/OMS alineadas a las políticas y procedimientos de la Organización.

Silvia Almeida de Valentin, Gerente GA, subrayó que aún durante el teletrabajo de emergencia por la pandemia global de COVID-19, BIREME logró resultados significativos con las contrapartes nacionales y con los equipos de BIREME, debido a sus esfuerzos en la gestión de proyectos y efectiva comunicación aunque a distancia, lo que permitió incluso el alcance de resultados en consenso, desembolsos financieros previstos y también la formalización de nuevos proyectos.

En el primer semestre del 2021 los siguientes esfuerzos se destacan: Legisalud Argentina; Curso de comunicación científica en el idioma portugués, BVS Atención Primaria en Salud (BVS APS); e-BlueInfo; Perfiles de Países; Red de Referencistas; Curso en línea en Leishmaniasis; Evid@Easy; DeCS/MeSH Finder; Selección de revistas LILACS entre otros.

Así que en el bienio 2020-2021, BIREME cuenta además del recurso regular de la OPS, con más de 20 (veinte) términos de cooperación en coordinación con la OPS/OMS Brasil y más de 10 (diez) proyectos con Departamentos de la Oficina Central y Oficinas de País de la OPS y también con la OMS en Ginebra asegurando una amplia y efectiva gestión de las fuentes de financiamiento del Plan de Trabajo Bianual 2020-2021 (PTB 20-21) proyectado para el Centro.